Actas administrativas, importante documento laboral…

En el medio laboral mexicano, es común la utilización de un documento conocido como «Actas Administrativas«, con el cual regularmente se desea disciplinar alguna falta cometida por un trabajador.

Sin embargo, en muchas ocasiones estos documentos no están redactados de una manera correcta, por los cual no es posible utilizarlos como apoyo, en caso de alguna controversia laboral.

Un acta administrativa, es un relato de hechos o declaraciones que son directamente escritas en un papel. Estas declaraciones tienen por objeto plasmar hechos propios que involucran al trabajador o de los testigos y de las circunstancias objetivas que rodearon dichos hechos, y de los cuales se hace su descripción.

Aunque las actas administrativas son documentos escritos, eso no impide que si en ellas se menciona, que se puedan anexar registros de otro tipo, como grabaciones, filmaciones, fotografías o croquis o cualquier otro elemento incluso electrónico, que permita ampliar la descripción de los hechos en ella asentados.

¿Cuáles son las formalidades a considerar para la elaboración de las actas administrativas?

•  Participación de un representante sindical (en caso de que tu empresa cuente con sindicato);
•  Participación de testigos de asistencia (que darán fe de lo que en el acta se manifieste);
•  Descripción de los hechos por parte del trabajador y desahogo de pruebas en su favor (sin este punto, el acta no tendrá validez);
•  Careos (si fueran necesarios);
•  Inclusión de anexos probatorios (de cualquier tipo: documentales, electrónicos, de audio, video, etc);
• El acta debe estar redactada de manera imparcial, sin que se pretenda hacer confesar o culpar al trabajador. Evita este punto.
• Cierre del acta.

No importa que impliquen una carga de trabajo, las actas administrativas en su redacción deben hacer alusión a los modos de tiempo, lugar y circunstancias claras, auténticas e imparciales de los hechos que en ella se pretenda dejar asentados.

Una aclaración muy importante: El acta tampoco tendrá ninguna validez, si no está firmada por el trabajador involucrado en los hechos que en dicha acta se describen o no se le da el derecho de tomar la palabra y que su versión se plasme en esa acta.

Y aunque se trata de un documento que nos ayuda a mantener de cierta forma la disciplina en el centro de trabajo, tampoco es para que abusen de ella, ya que en mis andanzas en la revisión administrativa de los recursos humanos de las empresas, me he llegado a encontrar más de 10 actas administrativas levantadas a un trabajador como supuesto infractor y me encuentro con que ni siquiera están firmadas por ese supuesto trabajador indisciplinado, por lo que en caso de una controversia, no nos sirve de nada presentarla como prueba de lo que en ella se asienta.

 NO nos enfermemos de «actitis«.

Época: Décima Época
Registro: 2011347
Instancia: Tribunales Colegiados de Circuito
Tipo de Tesis: Aislada
Fuente: Semanario Judicial de la Federación
Publicación: viernes 01 de abril de 2016 10:01 h
Materia(s): (Laboral)
Tesis: I.14o.T.1 L (10a.)

ACTAS DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. PARA SU PERFECCIONAMIENTO DEBEN SER RATIFICADAS ANTE EL TRIBUNAL LABORAL, AL MENOS POR LAS DOS TERCERAS PARTES DE LOS TESTIGOS DE CARGO.
El perfeccionamiento de las actas de investigación administrativa requiere que sean ratificadas en el juicio laboral por los testigos de cargo, y para determinar el número o porcentaje de éstos, deben considerarse tres aspectos: a) corresponde al titular demandante la presentación de quienes deberán ratificarlas; b) puede justificar y acreditar la ausencia de alguno de ellos; y, c) que ello no se traduzca en una ventaja procesal para el obligado y en una afectación al principio protector del derecho del trabajo. Ahora bien, el titular podría estar imposibilitado para presentar a los testigos que deben ratificar el acta, por causa ajena a la voluntad, como no encontrarlos en el domicilio registrado ante la dependencia; por tratarse de personas ausentes; porque hubieren fallecido, o se encontraren incapacitados física o mentalmente. Todas ellas y otras más justifican el incumplimiento en su presentación si se acreditan en el juicio; pero para que las actas adquieran validez, deberán ser ratificadas, al menos, por las dos terceras partes de los testigos de cargo. En efecto, el porcentaje del 66%, o las dos terceras partes de los testigos de cargo, es acorde con lo siguiente: 1. Que se dé oportunidad a los titulares para que puedan justificar la ausencia de los testigos de cargo y no sean perjudicados cuando ella obedezca a causas ajenas a su voluntad; y, 2. Evitar una posición ventajosa para el titular obligado, tomando en cuenta los principios protectores del derecho del trabajo y que los referidos titulares no dejan de ser los obligados procesales en la presentación de sus testigos para el perfeccionamiento del acta de investigación administrativa, con la que se pretende hacer efectiva la sanción a los trabajadores investigados.

Tesis publicada el 01 abril 2016 en el Semanario Judicial de la Federación.

Otro criterio de los tribunales:

ACTA ADMINISTRATIVA RELATIVA A LA CAUSA DE RESCISIÓN DE LA RELACIÓN DE TRABAJO. SU PERFECCIONAMIENTO EN EL PROCEDIMIENTO LABORAL. De los artículos 776, 780, 781, 784, 795, 796, 800, 802, 804, 805 y810 a 812 y demás relativos dela Ley Federal del Trabajo, se infiere que cuando se ofrece como prueba en el procedimiento laboral un acta administrativa levantada con motivo de una falta atribuible al trabajador, el oferente debe solicitar su perfeccionamiento mediante la ratificación de su contenido y firma, señalando los nombres y los domicilios de los signantes, esto es, el perfeccionamiento de dicho documento se efectuará a solicitud del oferente, para que pueda otorgársele eficacia probatoria, y su omisión no puede subsanarla la Junta respectiva, es decir, si el oferente no pide el perfeccionamiento ésta no está obligada a ordenar el desahogo de la ratificación y, por ende, la omisión de la autoridad bajo ese supuesto no actualiza violación alguna a las leyes del procedimiento laboral; así, sólo si el oferente solicita el perfeccionamiento, la Junta debe ordenar la ratificación aludida, y si no lo hace, se actualiza una violación a las leyes del procedimiento que amerita su reposición, siempre y cuando dicha violación haya trascendido al resultado del laudo y afectado las defensas del quejoso.

Contradicción de tesis 47/2012. Entre las sustentadas por los Tribunales Colegiados Segundo en Materias Civil y de Trabajo del Décimo Sexto Circuito y el entonces Primer Tribunal Colegiado en Materias Administrativa y de Trabajo del Séptimo Circuito, actual Primer Tribunal Colegiado en Materia Administrativa del Séptimo Circuito.30 de mayo de 2012. Mayoría de tres votos. Disidentes Margarita Beatriz Luna Ramos y Sergio A. Valls Hernández. Ponente Luis María Aguilar Morales. Secretario Aurelio Damián Magaña.

Tesis de jurisprudencia 65/2012 (10a.). Aprobada por la Segunda Sala de este Alto Tribunal, en sesión privada del 6 de junio de 2012.

Fuente: Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Décima Época, Tomo 2, Libro X, p. 856, Materia Laboral, Tesis 2a./J. 65/2012 (10a.), Jurisprudencia, Registro200 1057, julio de 2012.

¡Ah! por cierto: Tampoco sirve de nada llevar un acta administrativa a algun centro de conciliación. Es más, ni siquiera deberían recibírselas.  

No hay nada en el derecho procesal del trabajo, que obligue a los centros de conciliación a tener que recibirles un acta administrativa.

Pongo a su consideración, el modelo de un acta administrativa, está en mi página de descargas (registra primero una cuenta); click flecha 

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